Una de las dudas más comunes al organizar congresos o conferencias es cómo conseguir patrocinadores para un evento.
Si alguna vez has buscado patrocinadores para un evento, sabrás lo complicado que puede ser y que no basta con enviar correos y esperar a que respondan.
Este año he organizado varias conferencias y en 2025 tenemos una que acabamos de empezar a organizar desde la Agencia Horia. Así que estamos empezado a buscar patrocinadores. Por eso he vuelto a revisar mis protocolos y he pensado compartirlo aquí por si te puede servir de ayuda.
Cómo conseguir patrocinadores para una conferencia o congreso
En muchos casos los patrocinadores de un evento son la diferencia entre trabajar con un presupuesto ajustado y tener muchas más opciones para crear una gran experiencia.
Aquí te dejo algunos puntos a tener en cuenta:
1.- Crea una lista de marcas alineadas con tu evento
Antes de contactar, investiga qué empresas han patrocinado eventos similares al tuyo. Y si no quieres contar con esas mismas empresas, busca a marcas similares.
2.- Encuentra a la persona correcta dentro de la empresa
Si puedes evitarlo, no envíes correos genéricos. Busca en LinkedIn quién gestiona patrocinios o qué persona trabaja en el departamento de marketing.
3.- Prepara un buen dossier de patrocinio que incluya:
– Tu propuesta de valor
– Público objetivo detallado
– Beneficios específicos para la marca (branding, activaciones, networking)
– Opciones de patrocinio con precios claros
– Ofrece opciones flexibles. No todas las marcas tienen el mismo presupuesto.
– Casos de éxito o eventos anteriores (si los tienes)
4.- Sé breve
Envía un email breve y directo. Procura destacar el beneficio que se llevaría para que la marca sienta curiosidad y quiera saber más.
5.- Prepara las reuniones
Cuando consigas la reunión, no te limites a leer el dossier. Pregunta a la marca cuáles son sus objetivos y adapta la propuesta en tiempo real basándote en opciones que ya lleves preparadas.
6.- Cierra el acuerdo lo antes posible.
Si la marca está interesada, no dejes que se enfríe. Define con ellos una fecha límite para firmar el contrato y hacer el pago del patrocinio.
7.- El post-evento
Como último consejo. Cuando acabe el evento, envía un informe con los resultados.
Y si vas a organizar una segunda edición, aprovecha para cerrar con ellos la renovación para la siguiente edición con alguna ventaja como:
– Mantener el precio del patrocinio de ese año (si va a subirlo)
– Un descuento por cerrar el patrocinio adelantado.
– Facilidades de pago o factura fraccionada.
Ah! Y prepárate para recibir muchas negativas, pero que eso no te desmotive. Si cierras uno de cada 10, cada «No» te lleva más cerca de un «Sí».
